Llunio Cyflwyniad: Arweiniad ar gyfer Strwythuro

Yn ystod dosbarthiadau ac apwyntiadau sgiliau cyflwyno’r Rhaglen Llwyddiant Academaidd yn aml bydd pobl yn gofyn i mi am eiriau o gyngor i wella eu cyflwyniadau. Fy ymateb mwyaf aml yw ‘meddyliwch am y strwythur yn ofalus’. Bydd y mwyafrif o bobl yn ceisio cynnwys llawer o ffeithiau a gwybodaeth ddiddorol yn eu cyflwyniadau heb feddwl am y fframwaith er mwyn cyfleu’r wybodaeth honno i’r gynulleidfa. Mae hon yn broblem oherwydd oni bai bod y strwythur yn glir iawn bydd pobl yn mynd ar goll yn gyflym ac nid oes modd iddynt ddehongli’r wybodaeth yr ydych yn ei chyflwyno mewn ffordd ddefnyddiol.

silhouette of man presenting

Yn aml byddaf yn gwneud cyfatebiaeth yn fy meddwl rhwng adeiladu adeilad a llunio cyflwyniad. Ar gyfer adeiladau, yn gyntaf mae’n rhaid i’r pensaer ddylunio fframwaith cadarn a deniadol cyn i’r adeiladwyr osod y deunyddiau. Pe bai’r adeiladwyr yn defnyddio’r deunyddiau cyn i’r pensaer gael cyfle i ddylunio unrhyw beth yna pentwr o bren, briciau a sment fyddai gennych chi. Yn yr un ffordd mae angen bod cyflwynydd wedi llunio fframwaith ar gyfer y wybodaeth cyn ei gysylltu ynghyd er mwyn i’r negeseuon fod yn glir a chofiadwy.

Wrth gwrs, mae llunio fframwaith ar gyfer cyflwyniad yn llawer haws na dylunio adeilad. Mewn gwirionedd, mae’n gwestiwn o fod ag adrannau amlwg â chyfeirio clir rhyngddynt. Fel arfer, mae cyflwyniadau sydd wedi’u strwythuro’n glir yn rhoi rhagymadrodd sy’n cyflwyno’r siaradwr, yn disgrifio’r mater ac yn bwysicaf oll yn cynnwys datganiad amlinellol sy’n disgrifio beth fydd prif bwyntiau’r cyflwyniad. Yna bydd y siaradwr yn symud i’r prif bwyntiau, tri ohonynt fel arfer ar gyfer cyflwyniad 10 i 15 munud er gellid cynnwys is-bwyntiau hefyd. Yn olaf bydd y siaradwr yn cynnwys diweddglo sy’n crynhoi’r prif bwyntiau ac sy’n cynnwys rhywbeth i’w feddwl amdano ar y diwedd gan obeithio atgyfnerthu pam bod yr holl wybodaeth hon yn ddefnyddiol mewn ffordd ddiddorol.

Rhwng y rhagymadrodd, pob un o’r prif bwyntiau a’r diweddglo bydd y siaradwr yn defnyddio pontio clir. Fel arfer y mae’r rhain yn cynnwys ychydig o frawddegau sy’n crynhoi’r wybodaeth flaenorol ac sy’n arwain y darllenydd i brif bwynt newydd. I wneud cyfatebiaeth arall i adeilad, y prif bwyntiau yw lloriau’r adeilad, yna y pontio yw’r grisiau rhyngddynt; maent yn caniatáu i’r siaradwr fynd â’r gynulleidfa o un pwynt i’r llall. Mae pontio rhwng adrannau mewn cyflwyniad yn union fel ceisio cysylltu paragraffau mewn traethawd fel bod y wybodaeth yn glir ac yn hawdd ei dilyn. Heb bontio clir gall y gynulleidfa fynd ar goll. Os nad ydych yn sicr o ran pa fath o iaith i’w defnyddio, peidiwch â phoeni ceir llwyth o ‘ymadroddion pontio’ sy’n cael eu defnyddio’n helaeth gan siaradwyr er mwyn cadw’r gynulleidfa ar ben y trywydd cywir wrth iddynt symud rhwng adrannau. Edrychwch yma fel man cychwyn: http://sixminutes.dlugan.com/speech-transitions/

Nid gwyddoniaeth rocedi mo’r pethau fy mod wedi’u trafod yma, mewn gwirionedd maent yn bethau syml iawn ond cewch eich synnu faint o bobl sy’n methu â dilyn y rheolau syml hyn wrth draethu ond yn hytrach cyflwynir llwyth o wybodaeth anamlwg sy’n achosi i’r gynulleidfa deimlo’n rhwystredig. Felly, y tro nesaf y byddwch yn llunio cyflwyniad, treuliwch amser yn meddwl am eich prif adrannau a’ch pontio a siŵr o fod y daw eich cyflwyniad yn llawer cliriach.

Os ydych chi’n dymuno dysgu mwy am roi cyflwyniadau neu hoffech ymarfer cyflwyno i grŵp yna dewch i ddosbarthiadau Sgiliau Cyflwyno’r Rhaglen Llwyddiant Academaidd.

 

Designing a Presentation: Guidance on Structure

In the ASP presentation skills classes and appointments people often ask me for quick tips to improve their presentations. My most frequent response is ‘think carefully about the structure’. Most people try desperately to cram their presentations full of interesting facts and information without thinking about a framework to deliver that information to the audience. This is a problem, because unless the structure is very clear, people quickly get lost and can’t interpret the information you’re presenting in a useful way.

silhouette of man presenting

In my mind I often make analogies between constructing a building and designing a presentation. For buildings, the architect first has to design a strong and appealing framework before the builders apply the materials. If the builders stuck the materials together before the architect had a chance to come up with anything, then you’d just be left with a messy pile of wood, bricks and cement. In the same way, a presenter needs to have designed a framework for the information before sticking it all together for the messages to be clear and memorable.

Of course, designing a framework for a presentation is much simpler than designing a building. Really it is just a question of having obvious sections with clear signposting between them. Typically, well-structured presentations give an introduction that introduces the speaker, describes the issue and importantly has an outline statement that describes what the main points of the presentation will be. The speaker will then move onto the main points, which normally number around three for a 10-15 minute presentation, although there may be some sub-points too. Finally, the speaker will have a conclusion that recaps the main points and offers something to think about at the end, hopefully reaffirming why all this information is useful in an interesting way.

Between the introduction, each of the main points and the conclusion, the speaker will use clear transitions. These normally consist of a few sentences that summarise the previous information and guide the reader onto a new main point. To make another analogy to a building, if the main points are the building’s floors, then the transitions are the stairs between them: they allow the speaker to take the audience from one point to another. Transitions between sections in a presentation are just like trying to link paragraphs in an essay so the information is clear and easy to follow. Without clear transitions, the audience can get left behind. If you are not sure what kind of language to use, don’t worry, there are loads of ‘stock transition phrases’ that speakers frequently use to keep their audience on track as they move between sections. You can look here to start: http://sixminutes.dlugan.com/speech-transitions/

The things I’ve talked about here aren’t rocket science, they’re really quite simple, but it is surprising how many people fail to follow these simple rules when speaking and instead deliver a heavy mass of indiscernible information that leaves their audience frustrated. So next time you design a presentation, take time to think about your main sections and transitions and you’re presentation will probably become a lot clearer.

If you want to know more about giving presentations or would like some practice of delivering a presentation to a group, then come along to the ASP Presentation Skills class.